A importância de um processo de trabalho e seu amadurecimento.

A importância de se ter um processo definido

Antes de se começar a utilizar qualquer ferramenta para o controle do processo produtivo deve se ter um processo de trabalho definido dentro do local de trabalho. É bom saber também que o nível de sucesso deste processo de trabalho estará relacionado diretamente com o nível de maturidade e qualidade de sua documentação e também de seu conhecimento por todos os envolvidos e comprometidos com o resultado final e esperado.



   Isto mostra que cada um dos envolvidos deve saber exatamente quem são eles dentro do processo de trabalho, o que significam que estes indivíduos saberão exatamente o que devem fazer e exatamente onde começa e termina o seu envolvimento com a produção do resultado esperado, possibilitando que o processo produtivo siga seu fluxo da maneira mais natural possível, sem gargalos e pontos de parada inexplicáveis.

A importância de se conhecer cada Papel e sua Responsabilidade

   O conhecimento destas responsabilidades ajudará tanto a equipe a tratar incidentes e problemas quanto aos lideres e responsáveis a encontrar pontos 'podres' do processo que devem ser alinhados para não impactarem o sucesso do trabalho.

   Outro ponto essencial para o sucesso do trabalho e ter ciência que:

O grau de influência sobre o negócio nem sempre é proporcional ao quanto se deve saber sobre o meio de produção do resultado.

   Em poucos palavras o que quero dizer é que assim como se existe uma hierarquia entre cargos de uma empresa, deve-se existir também uma hierarquia da informação, principalmente quando a informação 'pula' entre as suas esferas 'Negocial', 'Estratégica', e 'Operacional'.

Por exemplo:

  Um investidor de um projeto, pouco importa se durante as semanas iniciais de desenvolvimento do trabalho um dos colaboradores ficou ausente por motivos de saúde, Desde que é claro o primeiro marco de entrega seja cumprido, tanto em prazo quanto em qualidade com a oscilação prevista de orçamento.

  Assim, no exemplo acima o problema de ausência do colaborador deveria ser resolvido pelo "Gerente de produção/operação" e no máximo ser reportado ao investidor, para justificar o aumento de orçamento para a contratação de um colaborador adicional e temporário.

Alguns ao ler isso podem até dizer algo do tipo:

  • Nossa mas uma pessoa da minha equipe ficou muito doente, eu sempre quero saber disso...
  • *Ou até mesmo pode dizer: Eu sou responsável direto pelo projeto eu quero saber de TUDO.

E eu responderei:

  Certo, mas se você é um "investidor" ou "responsável geral" que está inserido no contexto negocial ou estratégico da organização e deveria se concentrar apenas naquilo que vai comprometer o resultado esperado de sucesso de seus planos.

  Saber estas minucias da esfera operacional além de tirar o foco de sua posição estratégica coloca em cheque a necessidade de se ter um gerente operacional. já que ele estará no processo apenas como um aviãozinho de informações. Resumindo o papo: se você da esfera estratégica precisa resolver problemas da espera operacional 'a todo o tempo', você já tem um gargalo em seu processo que preciso ser ajustado, e de forma alguma a ferramente utilizada deve 'levar esta culpa'

  Afinal, Considere que se durante o expediente ocorrer um problema operacional, e você estiver fora em uma reunião estratégica, quem irá tomar a decisão de ajuste e alinhamento? Certo e se isso ocorrer no início da tarde e você somente retornar no dia seguinte, quer dizer então que toda a equipe vai ficar parada aguardado seu retorno? Bem, se sim. você tem um problema sério com gastos e atendimento de cronogramas.

A culpa nem sempre é do Processo ou da Ferramenta de trabalho

   Todos esses exemplos citados acima foram para evidenciar de uma maneira clara que muitas vezes o problema não esta no 'processo em si', mas sim em como as pessoas se 'veem dentro do processo'.
 
   Evidentemente, na situação acima o problema da demora de entrega e de custos de produção não esta no processo e sim em você que esta acumulando uma função adicional, num caso como esse o correto seria:

  • Delegar a solução destes problemas a quem lhe é de responsabilidade, neste caso o responsável pela operação, afinal é pra isso que existe esse papel...
  • Se você me responder que ele não é capaz disso e que você sempre deve intervir nestas situações, então a solução também é simples: ou Ensine-o ou o Substitua por outro profissional capaz.

  Para finalizar o entendimento vale reforçar que 'O João como pessoa é insubstituível, e único.', mas o 'João como Gerente Operacional* não, existem muitos Gerentes Operacionais por ai..., diferente da pessoa João, que é único.'  Conhecer esta premissa é de extrema importância para saber o local correto onde seu processo de trabalho precisa ser ajustado.

   Pois no final é sadia a ciência de que  'É a ferramenta deve se adaptar ao processo e não o contrario', por isso uma organização há  problemas de desempenho ou de produção não significa necessariamente um problema de 'processo' ou de 'ferramenta' mas sim um problema com a configuração da equipe.

   Geralmente toda ferramenta de trabalho é customizável e aceita de 'braços abertos' todas as suas configurações, então se há um problema no seu uso cotidiano, pode ser que não seja ela a ferramenta que está com problemas mas sim, a configuração que você definiu dentro dela. Pense bem nisso!

   Bem por hoje ficamos por aqui, fiquem a vontade para expressar seus pontos de vista também.

Forte abraço.



* O cargo 'Gerente Operacional' e no nome 'João' foram apenas utilizados como exemplo meramente ilustrativo.
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