Diferentes tipos de necessidade, tipos diferentes de configuração.

Hoje, continuaremos conversando sobre um tema importante e também relacionado a tudo que falamos no primeiro artigo. Tentarei mostrar como uma correta identificação das necessidades do solicitante pode ajudar a construir um fluxo de atendimento enxuto e eficaz dentro do Redmine. Garantindo processo transparente em suas  informações e suas respectivas etapas de trabalho.


   Como de costume vamos utilizaremos alguns exemplos dentro da área de desenvolvimento software. Considere os seguintes papéis:

  • Solicitante: Pessoa que encaminha a uma solicitação de modificação de um sistema para a área de TI.
  • Equipe de Trabalho: Representa o grupo de pessoas que vai atender as solicitações, e pode ser composta pelos membros:
o   Gerente/Lider
o   Analista de Desenvolvedor
o   Desenvolvimento
o   E por ai vai.

   Apenas com estes papéis já é possível construir um bom exemplo, vamos lá.

Definindo um fluxo de trabalho simples 

   Dentro do Redmine é possível construir fluxos separados para atender tanto o Solicitante, que vai precisar de situações de atendimento mais resumidas e auto explicativas (negocialmente falando), quanto atender à equipe de trabalho, que utilizará mais etapas de atendimento e muito mais informações técnicas.

   Vou colocar aqui um exemplo, bem pequeno, das etapas de trabalho que poderiam facilitar o entendimento e acompanhamento do trabalho da equipe pelos solicitantantes dentro do Redmine.

   Considere as possíveis etapas de trabalho existentes dentro de um fluxo de atendimento para as solicitações registradas:

  1. Nova: Situação de toda nova necessidade identificada pelo cliente e registrada no redmine.
  2. Em Análise Técnica: Indica que a equipe esta analisando o entendimento do pedido, e o esforço necessário para seu atendimento, inclusive o tempo.Em Atendimento: Mostra que a solicitação já esta sendo atendida pela equipe e já possui uma previsão para entrega da primeira versão do produto para apreciação do solicitante.
  3. Aguardando Homolagação: Indica que a primeira versão está pronta, e aguardando a apreciação do cliente, para saber se esta tudo conforme o solicitado ou precisa de mais algum ajuste,
  4. Em Homologação: indica que o solicitante já iniciu o peropdp de avaliação da qualidade da versão do produto entregue.
  5. Não Homologada: mostra que o cliente não homologou a versão do produto entregue, e claro ele deve apontar aqui o que deve ser ajustado,
  6. Homologada: Mostra que tudo esta conforme o solicitado.
  7. Em Finalizaçao: mostra que a equipe esta preparando o produto para entrega dentro do estrutura da empresa.
  8. Atendida: Mostra que a solicitação já foi atendida e entregue ao solicitante, podendo assim ser arquivada.
   É claro que este fluxo pode estar incompleto ou completo, isso vai depender das necessidades reais do sue negócio. O mais importante aqui é ter uma ideia sobre o que é um fluxo de atendimento dentro do Redmine e como ele vai funcionar.

   Lembre-se que a ideia deste fluxo é passar uma ideia tanto para o solicitante quanto para a equipe sobre o ponto atual do atendimento de cada solicitação.  Mas como explicado no artigo anterior, para que tudo funcione da maneira esperada tanto a equipe quanto o solicitante devem conhecer o processo, para manter as informações atualizadas e também fazer uma correta leitura de cada passo do atendimento.

   Note também que este fluxo atende melhor uma consulta rápida da situação de atendimento, previsão de entrega e gerenciamento de impedimentos, Mas certamente não atende a equipe do trabalho técnico, que vai precisar de mais fases, tais como Desenvolvimento, testes, banco e etc. 

Evite 'Misturar' as fases de fluxo de um tipo de tarefa dentro de outro

   Este é um ponto de extrema importância. O que quero dizer aqui é que de uma Solicitação registrada, podemos registrar uma nova tarefa, que esta sim seguirá o seu próprio fluxo de atendimento onde apenas a equipe de trabalho terá acesso e controle sobre o seu andamento.

   Novamente reforço que isto é uma questão específica de cada negócio, mas misturar em um mesmo fluxo etapas negociais e técnicas, vai implicar em colocar tanto a equipe quanto os solicitantes trabalhando sobre um mesmo item, e com isso todos poderão ver tudo que os outros estão fazendo ou não. E Acredite.... por experiência, garanto que você não vai querer isso.

   Mais a frente falaremos mais sobre tipos de tarefas e seus fluxo de atendimento, e então será possível melhorar o entendimento sobre estes detalhes e também sobre a importância de segmentar os itens trabalhados por cada um.

Até a próxima pessoal.  
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